5 patarimai sumaniam dokumentų laikymui

Suskirstykite dokumentus į tris pagrindines kategorijas: asmeninius, finansinius ir pirkimo kvitus. Kiekvienai kategorijai naudokite segtuvą ant kurio parašyta jo paskirtis. Taip vėliau žinosite, kas jame yra. Segtuvo viduje, dokumentus suskirstykite į subkategorijas, kurias galite sudėti į aplankus ar vokus.

Asmeniniams dokumentams priskirkite gimimo liudijimus, skiepijimo pažymėjimus, medicininius išrašus, sertifikatus ar darbo sutartis.

Finansinius dokumentus rūšiuokite į subkategorijas, pažymėtas kaip banko sąskaitos, santaupos ir investicijos, paskolos arba komunalinės paslaugos.

Be prietaisų ir kitų daiktų kvitų, pirkimo dokumentams priskirkite pirkimo-pardavimo sutartis ir net žemės registro išrašus.

Dokumentus rūšiuoti galite į atskiras krūvas alfabetine, chronologine arba kategorijų ir svarbos tvarka. Tuomet tai pačiai subkategorijai priklausančius dokumentus galite susegti arba įdėti į plastikines įmautes, kurios palengvina archyvavimą.

Kai viską surūšiuosite, galite pradėti rikiuoti segtuvus į lentynas ar knygų spintas. Dažniausiai naudojamus dokumentus arba tuos, prie kurių planuojate grįžti ateityje, dėkite arčiau savo darbo stalo. Trumpalaikiam dokumentų saugojimui ir tvarkymui, galite naudoti stalinius A4 formato dėklus dokumentams laikyti ir tvarkyti.

Išmetant nereikalingus dokumentus, svarbu atsižvelgti į dokumentuose esančios informacijos jautrumą. Tinkamiausias variantas – juos susmulkinti. Jei dokumentuose nėra slaptos informacijos, juos galima panaudoti pakartotinai.