5 patarimai sumaniam dokumentų laikymui
Kiekvienuose namuose susikaupia daugybė dokumentų. Banko išrašai, sąskaitos už komunalines paslaugas, pirkimo kvitai – popierius čia, popierius ten, ir prasideda chaosas. Norint greitai rasti viską, ko reikia, būtina sukurti sistemą. Patarsime, kaip tai padaryti.
Kaip sukurti tinkamą sistemą
Suskirstykite dokumentus į tris pagrindines kategorijas: asmeninius, finansinius ir pirkimo kvitus. Kiekvienai kategorijai naudokite segtuvą ant kurio parašyta jo paskirtis. Taip vėliau žinosite, kas jame yra. Segtuvo viduje, dokumentus suskirstykite į subkategorijas, kurias galite sudėti į aplankus ar vokus.
Kaip rūšiuoti dokumentus į subkategorijas
Produktai
Išmanusis organizavimas
Dokumentus rūšiuoti galite į atskiras krūvas alfabetine, chronologine arba kategorijų ir svarbos tvarka. Tuomet tai pačiai subkategorijai priklausančius dokumentus galite susegti arba įdėti į plastikines įmautes, kurios palengvina archyvavimą.
Segtuvų laikymas
Kai viską surūšiuosite, galite pradėti rikiuoti segtuvus į lentynas ar knygų spintas. Dažniausiai naudojamus dokumentus arba tuos, prie kurių planuojate grįžti ateityje, dėkite arčiau savo darbo stalo. Trumpalaikiam dokumentų saugojimui ir tvarkymui, galite naudoti stalinius A4 formato dėklus dokumentams laikyti ir tvarkyti.
Kaip išmesti dokumentus
Išmetant nereikalingus dokumentus, svarbu atsižvelgti į dokumentuose esančios informacijos jautrumą. Tinkamiausias variantas – juos susmulkinti. Jei dokumentuose nėra slaptos informacijos, juos galima panaudoti pakartotinai.